Documento corporativo
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Kanal Colombia S.A.S. · Vigente desde agosto de 2026
1. Identificación del responsable
Kanal Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Colombia, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados por medio de sus canales físicos, digitales, comerciales y de soporte.
- Correo de contacto: gerencia@kanalcolombia.com
- Canal comercial: comercial@kanalcolombia.com
- Teléfono: +57 316 040 2383
2. Alcance
Esta política aplica a los datos personales tratados por Kanal Colombia S.A.S. en relaciones con clientes, clientes potenciales, proveedores, aliados, resellers, contratistas, visitantes del sitio web y demás titulares con quienes exista o pueda existir una relación comercial, contractual, técnica o institucional.
3. Datos que podemos tratar
Según la relación y la finalidad correspondiente, podremos recopilar datos de identificación, contacto, cargo, empresa, información comercial, solicitudes de cotización, registros de soporte, información contractual, datos de facturación y datos técnicos asociados con los servicios prestados. Kanal Colombia no solicitará datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios, exista una base legal y se informe previamente su carácter facultativo.
4. Fuentes de obtención
Los datos pueden ser obtenidos directamente del titular, de su organización, mediante formularios, correo electrónico, llamadas, WhatsApp, reuniones, relaciones contractuales, eventos comerciales, solicitudes de soporte o fuentes públicas autorizadas por la ley.
5. Finalidades del tratamiento
- Atender consultas, solicitudes de información, demostraciones y evaluaciones técnicas.
- Preparar cotizaciones, propuestas, contratos y órdenes de servicio.
- Gestionar relaciones con clientes, resellers, proveedores y aliados.
- Implementar soluciones biométricas y prestar soporte, mantenimiento y actualizaciones.
- Gestionar garantías, incidencias, trazabilidad técnica y continuidad operativa.
- Realizar actividades administrativas, contables, fiscales y de facturación.
- Enviar información comercial o técnica cuando exista autorización o una relación que lo permita.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
- Proteger la seguridad de la información, prevenir fraude y gestionar riesgos.
- Elaborar estadísticas, análisis internos y mejoras de servicios usando, cuando sea posible, información agregada o anonimizada.
6. Autorización
Cuando sea requerida, Kanal Colombia solicitará autorización previa, expresa e informada al titular, por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas. La autorización y sus evidencias podrán conservarse durante el tiempo necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones aplicables.
7. Derechos de los titulares
El titular podrá ejercer los derechos previstos en la legislación colombiana:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.
- Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite interno aplicable.
8. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes deberán enviarse a gerencia@kanalcolombia.com e incluir nombre e identificación del titular, descripción clara de la solicitud, datos de contacto y soportes pertinentes. Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Los reclamos se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, de conformidad con la ley. Cuando no sea posible responder dentro del término, se informarán las razones y la nueva fecha de respuesta.
9. Encargados, transmisión y transferencia
Kanal Colombia podrá compartir datos con proveedores, aliados, contratistas, fabricantes, plataformas tecnológicas o autoridades cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar los servicios o atender obligaciones legales. Se procurará que dichos terceros adopten deberes de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a la normativa aplicable. Las transferencias internacionales se realizarán bajo los mecanismos legalmente permitidos.
10. Seguridad de la información
Se aplican medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido. Ningún sistema es absolutamente invulnerable; por ello, las medidas se revisan y actualizan según los riesgos, la tecnología disponible y la naturaleza de la información.
11. Conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recopilación, mantener la relación contractual o comercial, atender obligaciones legales y gestionar posibles reclamaciones. Cumplido dicho plazo, serán eliminados, anonimizados o archivados de forma segura según corresponda.
12. Sitio web, cookies y enlaces externos
El sitio puede utilizar tecnologías esenciales para su funcionamiento y medición. Si en el futuro se implementan cookies analíticas o publicitarias, se informará su uso y se habilitarán los controles que correspondan. Los enlaces a sitios externos se proporcionan como referencia; Kanal Colombia no controla sus prácticas de privacidad.
13. Datos de menores de edad
Los servicios de Kanal Colombia están dirigidos principalmente a organizaciones y profesionales. No se busca recopilar intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Si su tratamiento llegara a ser necesario, se protegerá su interés superior y se obtendrá la autorización del representante legal conforme a la ley.
14. Cambios a esta política
Kanal Colombia podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos. Las modificaciones sustanciales serán informadas por medios razonables y la versión vigente estará disponible en este sitio web.
15. Vigencia
La presente política rige a partir de agosto de 2026. Las bases de datos sujetas a tratamiento permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas y las obligaciones legales aplicables.